Tutto quello che c'è da sapere sul Lean Six Sigma

Lean Six Sigma è una metodologia che si occupa di ridurre le variazioni e rilevare i difetti, nonché di prevenire i difetti. Coniuga i principi della gestione Lean per il miglioramento dell'efficienza e l’eliminazione degli sprechi con l'approccio statistico e basato sui dati di Six Sigma per individuare i difetti e migliorare i processi. Formalizzato negli anni '80 per essere utilizzato nel settore manifatturiero, Six Sigma sfrutta i metodi di miglioramento della qualità dei precedenti 60 anni, tra cui il Total Quality Management. Nei primi anni 2000, il Lean è stato aggiunto al Six Sigma per formare il Lean Six Sigma. Questo nuovo approccio è ora utilizzato in tutto il mondo in settori come quello manifatturiero, finanziario, sanitario, informatico e militare. 
 
Six Sigma perfeziona notevolmente i processi, producendo solo 3,4 difetti per milione (DPMO). Esistono sette livelli sigma che indicano i livelli di qualità. Si noti che non tutti i prodotti o le attività richiedono un livello di qualità Six Sigma, mentre alcuni prodotti (come i semiconduttori) richiedono un livello sigma molto più elevato. 
 
La potenza di Six Sigma risiede nella sua capacità di creare un metodo ripetibile e di facilitare le statistiche e le analisi per definire e determinare l'origine dei problemi. (In Six Sigma i problemi sono chiamati difetti). La base statistica elimina le congetture e consente di capire se una soluzione è efficace o meno. 
 
La gestione Lean mira al miglioramento continuo attraverso la comprensione delle esigenze dei clienti e la razionalizzazione dei processi, la riduzione dei costi e il miglioramento della qualità. Il Lean si basa sui metodi sviluppati da Taiichi Ohno alla Toyota, che ha articolato i 7 sprechi, ovvero l'utilizzo di tempo e materiali che non aggiungono valore a un processo.
 
Jennifer Williams, cintura nera master di Lean e Presidente e CEO di Integrity Business Consulting, descrive i metodi. "Quando si parla di Six Sigma, si parla di ridurre le variazioni", afferma. "Quindi la parte Lean è fare le cose più velocemente, ma Six Sigma è fare le cose bene".
 
I principi cardine di Lean Six Sigma
La storia e la teoria di Lean Six Sigma possono essere riassunte in una manciata di principi:

1. Prestare attenzione ai requisiti dei clienti.
2. Comprendere il flusso di valore (le fasi che creano il deliverable). 
3. Continuare a migliorare il flusso di valore.
4. Eliminare gli sprechi e le attività che non aggiungono valore. Il processo semplice è il migliore.
5. Ridurre la variazione.
6. Decidere sulla base di dati, non supposizioni. 
7. Coinvolgere i dipendenti negli sforzi di miglioramento e dare loro gli strumenti per trovare soluzioni.

Six Sigma affonda le sue radici nel controllo statistico dei processi all'inizio del XX secolo. Prende il nome dal simbolo che indica la deviazione standard, la sigma. Il livello Six Sigma è stato scelto come obiettivo di qualità presso Motorola negli anni '80. Poco dopo, Motorola ha formalizzato le metodologie intorno agli obiettivi di qualità della produzione e si è resa conto che i vantaggi derivanti dai metodi potevano essere applicati a tutta l'azienda. Le pratiche Six Sigma si sono presto diffuse in altre aziende, diventando sinonimo di un significativo risparmio sui costi.
 
La gestione Lean affonda le proprie radici nel Toyota Production System (TPS) e nella produzione Just in Time (JIT). La metodologia è stata sviluppata in Giappone dopo la seconda guerra mondiale, in gran parte sotto la guida dello statistico e consulente di gestione americano William Deming. Il TPS e il JIT si concentrano sul ruolo che l'inventario svolge negli sprechi o nell'efficienza della produzione. 
 
Il libro del 2001 Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma di Barbara Wheat, Chuck Mills, Mike Carnell, ha il merito di aver proposto per primo l'idea di combinare le due metodologie. Grazie alla sua potenza, il Lean Six Sigma viene attualmente utilizzato più spesso dello stesso Six Sigma.

Il Six Sigma è nato nel settore manifatturiero, ma è diventato presto evidente che il metodo poteva fornire valore anche al di là della produzione. Con l'aggiunta dei principi Lean, Lean Six Sigma è diventata una metodologia universale non solo per la produzione, ma anche per i servizi e le industrie transazionali. 
 
"Se le aziende hanno successo, è probabile che stiano implementando il Lean più dei loro concorrenti", afferma Sermin Vanderbilt, fondatrice della Lean and Six Sigma World Conference e presidente dell'American Quality Institute. Vanderbilt fornisce l'esempio del lavoro svolto da Steve Jobs quando fu riassunto da Apple. "Esaminò l'inventario e scoprì che conservavano un archivio enorme per almeno un mese. Calcolò i costi e pensò: dobbiamo ridurre il tutto a due giorni di archiviazione. Così facendo, implementarono il Lean".
 
Vantaggi di Lean Six Sigma per le aziende

• Un processo decisionale basato sui dati che consente di vedere come cambiano i numeri per mostrare i miglioramenti o la loro mancanza.
• Miglioramento dei processi. 
• Aumento della capacità in tutta l'azienda.
• Aumento dei ricavi.
• Riduzione dei costi grazie alla diminuzione dei difetti. 
• Risparmio di materiali, tempo e denaro.
• Miglioramento continuo in tutta l'azienda. 

Di seguito sono riportati alcuni esempi di come potrebbero apparire i risultati in diversi settori:

• Più tazze prodotte senza schegge o crepe
• Più prestiti per acquisti auto elaborati in banca 
• Più pazienti visitati da un infermiere al giorno
• Più piatti di cibo cucinati e serviti in un ristorante (il risultato di un flusso di lavoro e di un layout efficienti in una cucina industriale)

 
Vantaggi di Lean Six Sigma per gli individui

• Un modo nuovo e chiaro di affrontare i problemi. 
• Avanzamento di carriera per i possessori di una cintura Lean Six Sigma certificata. Come spiega Williams, "Six Sigma aiuta nella carriera, soprattutto se si va a ricoprire una posizione manageriale, o anche per un collaboratore individuale che ha la possibilità di dare suggerimenti o presentare idee di miglioramento. Aiuta a utilizzare i dati come supporto".
• Retribuzione più alta per i possessori di cintura Lean Six Sigma.
• Senso di appartenenza e responsabilità per il successo del progetto e la qualità dei deliverable. 
• Miglioramento della qualità del lavoro e dell'ambiente di lavoro, indipendentemente dal ruolo del dipendente. 

 
Di seguito un elenco parziale dei tipi di lavoro che possono beneficiare delle pratiche Lean Six Sigma: 

• Commercialisti
• Impiegati addetti alle paghe
• Tecnici IT
• Professionisti delle risorse umane
• Rappresentanti del servizio clienti
• Ingegneri delle soluzioni
• Ingegneri del flusso di lavoro 

Ecco cosa dicono gli esperti del settore sui vantaggi di Lean Six Sigma
Sermin Vanderbilt, fondatrice di Lean and Six Sigma World Conference e presidente dell'American Quality Institute, offre la sua visione: "Una delle idee sbagliate, soprattutto nella Silicon Valley, è che sia necessario un programma etichettato come Lean Six Sigma. A mio parere, si può avere un programma Lean e Six Sigma dal punto di vista concettuale, [ma] non è necessario chiamarlo Lean e Six Sigma. Ogni volta che un'azienda ha bisogno di ridurre i costi o i passaggi extra, in qualsiasi processo, sta implementando i principi di Lean e Six Sigma".

“Lean Six Sigma and Six Sigma are wonderful methodologies when you don’t know a solution to a problem because the methods and tools force you to look at the process and the problem in a new way,” says Kimberly McAdams, a Master Black Belt and Principal at Firefly Consulting.

 

“For a company, it eliminates the gut feelings and the gut reactions, especially if you’re in a company that’s really innovative and looking to try new things. If your organization doesn’t necessarily want to continue with the status quo, Six Sigma helps drive decisions or determine if you should take path A or path B,”explains Jennifer Williams, a Lean Master Black Belt and President and CEO of Integrity Business Consulting.

 

Il Lean Six Sigma trae la sua forza dall'utilizzo di strumenti in un quadro che identifica le esigenze dei clienti e i problemi della produzione. La gestione Lean si approccia alla qualità e al profitto dalla prospettiva della riduzione degli sprechi; Six Sigma mira a migliorare la qualità e i risultati economici eliminando le variazioni. Se è possibile ridurre un processo alle sue componenti più significative e di successo, il processo dovrebbe essere ripetibile, indipendentemente dalle persone coinvolte.
 
L'attenzione a metodi e numeri definiti rende Six Sigma diverso dal Total Quality Management (TQM), che fornisce strumenti per trovare la causa dei problemi e creare soluzioni. Tuttavia, il TQM non fornisce un modo sistematico per misurare se le cause identificate siano quelle corrette e se la soluzione sia efficace. In sostanza, lascia ai clienti il compito di indicare se le modifiche hanno avuto successo. 
 
Kaizen è un approccio che si concentra anche sul miglioramento continuo. L'influenza di Kaizen si ritrova in Lean, Six Sigma e TQM. 
 
È importante non concentrarsi sul nome e sullo strumento, piuttosto su come risolvere i problemi. Come consiglia Vanderbilt, "Non è nemmeno necessario etichettare il programma di miglioramento come Lean Six Sigma. L'importante è ridurre le variazioni e gli sprechi". 

La saggezza comune vuole che si inizi con il Lean per snellire e ridurre gli sprechi, per poi perfezionare il processo aggiungendo il Six Sigma. 
 
Le 5 S

Fonte: Teian Consulting International, Singapore.
 
Si può iniziare a promuovere la cultura Lean attraverso una pratica come le 5 S. In giapponese, le S stanno per Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke. In inglese, le S si traducono approssimativamente in: 

• Sort (rassetta): sgombera il posto di lavoro dagli oggetti non necessari (che occupano spazio, rappresentano un pericolo o ingombrano).
• Set in order (riordina): organizza l'area di lavoro in modo da poter trovare, utilizzare e sostituire facilmente gli oggetti. Questo concetto vale sia per la scrivania che per il reparto produzione.
• Shine (risplendi): come ti ha sempre detto tua madre, tieni le cose ordinate e pulite.
• Standardize (Standardizza): rendi ripetibili compiti e procedure. Trova il modo più efficiente di fare le cose e falle sempre in quel modo.
• Sustain or Self Discipline (Sostieni o autodisciplina): trasforma le buone prassi in abitudini. 

  
Attenzione ai 7 sprechi 
I 7 muda (o 7 sprechi) sono stati articolati da Taiichi Ohno presso Toyota. Spreco è definito come tutto ciò che non aggiunge valore, compresi sprechi e inefficienze. I 7 sprechi sono ciò che la pratica Lean del Lean Six Sigma cerca di evitare. Esistono diverse mnemotecniche che aiutano a ricordare i sette sprechi. Qui utilizziamo TIMWOOD:

• Trasporto: lo spostamento del materiale o del prodotto non aggiunge valore, ma il cliente lo paga.
• Inventario: finché il prodotto non viene venduto, è un inventario e quindi non ha alcun valore diretto. Anche le materie prime o i pezzi non finiti sono inventariati. Questi prodotti possono dover essere trasportati o stoccati in un magazzino che deve essere riscaldato o refrigerato e protetto. Se l'inventario viene rubato è una perdita, quindi è indispensabile ridurre le scorte di magazzino quando è possibile.
• Movimento: Quando gli utensili su un banco di lavoro o in cucina non sono ben organizzati, il movimento rappresenta uno spreco a causa di spostamenti inefficienti. Anche lo spostamento eccessivo o indiretto delle forniture verso i banchi di lavoro e degli articoli finiti verso il magazzino comporta uno spreco di movimento.
• Attesa: l’attesa (di materiali da un fornitore, di risposte a domande da parte della direzione, ecc.) è uno spreco di tempo e quindi di denaro.
• Sovraelaborazione: si verifica quando si utilizzano i processi o le macchine sbagliate per un deliverable. In generale, la sovraelaborazione si riferisce all'utilizzo di attrezzature molto più elaborate di quanto richieste per un determinato lavoro. Esempi di sovraelaborazione sono il lancio di un CMS per risolvere un errore HTML che richiederebbe cinque secondi per essere risolto in formato testo, o il riscaldamento di un forno elettrico per una casseruola monoporzione. 
• Sovrapproduzione: considerata il peggior spreco di tutti, la sovrapproduzione consiste nel produrre troppo o nel produrre quando ci sono ancora scorte in magazzino. La sovrapproduzione richiede l'implementazione di Just in Time (JIT). È possibile prevenire alcuni problemi di tempistica attraverso Takt time, una formula Lean che calcola la velocità alla quale un prodotto deve essere finito per soddisfare la domanda dei clienti. 
• Difetti: se individuati tempestivamente, i difetti comportano una rilavorazione. Tuttavia, se un difetto viene individuato in ritardo nel ciclo di produzione, nella peggiore delle ipotesi da un cliente, può comportare resi e rimborsi. Uno degli strumenti Lean utilizzati per evitare i difetti è il poka yoke.

Strumenti di analisi Lean Six Sigma
Il Lean Six Sigma prende in prestito molti strumenti dalla gestione Lean. Di seguito sono elencati alcuni dei dispositivi chiave per creare un'azienda felice ed efficiente. 
 

• Kaizen: come è noto, il Kaizen è interpretato in senso lato come la filosofia del miglioramento continuo. L'obiettivo finale può essere quello di avere prodotti di qualità superiore e di guadagnare di più, ma per raggiungerlo è necessario responsabilizzare tutti i membri dell'organizzazione, dall'amministratore delegato all'inserviente. A ogni dipendente viene insegnato a riconoscere lo spreco e a utilizzare metodi analitici per trovare soluzioni. Gli eventi Kaizen sono iniziative di miglioramento che coinvolgono un piccolo team che trascorre un breve periodo di tempo (di solito circa una settimana) a fare brainstorming su soluzioni e miglioramenti, che poi presenta al resto dell'azienda. Le soluzioni vengono riviste periodicamente per garantire che continuino a essere utili al team. Nell'ambito del miglioramento continuo, gli eventi Kaizen dovrebbero essere regolari. 
• Mappatura del flusso di valore:  come un flusso di processo, la creazione di una mappa del flusso di valore aiuta a registrare e analizzare il flusso di materiali o informazioni utilizzati per creare un prodotto. A volte si utilizza una mappa del flusso di valore con l'interrogazione dei 5 perché per aiutare a filtrare il flusso fino alle sue fasi essenziali. 

• 5 perché: Un processo iterativo di raccolta delle informazioni che i gruppi utilizzano per scoprire le cause principali. Per prima cosa, chiedi il perché di un problema, quindi verifica che la risposta sia un fatto e non una convinzione, e poi continuate a chiedere perché a ogni risposta successiva.
• Diagramma di Ishikawa: sviluppato dal professor Kaoru Ishikawa, è chiamato anche diagramma a lisca di pesce o diagramma CE di causa ed effetto. Il diagramma di Ishikawa viene utilizzato nelle discussioni di gruppo per visualizzare tutti i diversi fattori che contribuiscono a un problema. Parte del vantaggio del diagramma consiste nel depersonalizzare il problema. 

• Poka Yoke:il concetto di riparo dagli errori prevede la progettazione di un processo che non conceda spazio agli errori. Questa parola deriva dal giapponese pokeru (evitare) e yoke (errori). Chiunque in un'azienda può implementare il poka yoke. Nella produzione, potrebbe significare presentare tutti i pezzi in una volta sola, in modo che l'assemblatore possa controllare che tutto sia presente. In un ambiente transazionale, potrebbe significare presentare una checklist per verificare tutti i documenti necessari. 
• Visual Workplace: strettamente associato alle 5 S, il visual workplace è stato sviluppato dal visual thinking, che sfrutta il potere della grafica e delle immagini per aumentare la sicurezza e l'efficienza. Un principio essenziale è che le informazioni importanti devono essere collocate il più vicino possibile all'oggetto dell'informazione. L'utilizzo di uno spazio di un visual workplace è uno strumento utile per fabbriche, strutture sanitarie, aeroporti e qualsiasi luogo in cui la sicurezza è fondamentale. 

Gwendolyn Galsworth ha formalizzato la nozione di visual workplace nel libro Visual Workplace, Visual Thinking. Ha scritto: 

"Il visual workplace è un ambiente di lavoro che si auto-ordina, si auto-spiega, si auto-regola e si auto-migliora, dove ciò che deve accadere accade, puntualmente, ogni volta, di giorno e di notte, grazie ai dispositivi visivi".  

• Heijunka: una parola giapponese di bilanciamento del carico che sta per livellamento. Utilizza questo strumento dopo aver utilizzato Kaizen e la mappatura del flusso di valore per mettere a punto l'inventario e la programmazione, bilanciando il carico della produzione in base agli ordini. Ad esempio, un produttore di gioielli può ricevere 100 ordini per un anello di fidanzamento ogni mese, ma il numero di ordini può variare da una settimana all'altra. Il gioielliere può quindi decidere di creare 25 anelli ogni settimana. In questo modo, gli artigiani non devono lavorare sotto pressione e non restano senza lavoro. Una scatola heijunka è uno strumento utilizzato per organizzare e visualizzare il carico di lavoro. Spesso si tratta di un pannello con tasche contenenti schede colorate, note come schede Kanban.

 
Quando è tempo di Six Sigma
Se i difetti e i problemi persistono, è tempo di Six Sigma. Il Six Sigma può richiedere strumenti statistici sofisticati, ma il metodo, o le roadmap, forniscono un percorso coerente per determinare i problemi, le cause e le soluzioni. Per i processi e i prodotti esistenti, utilizzare il metodo DMAIC: 
 

• Definisci il problema. Esempi di problemi sono i reclami dei clienti, i problemi di fatturazione, i problemi di reattività, l'eccesso di scorte, i resi e i prodotti difettosi.
• Misura i dati quantificabili del processo e del problema.
• Analizza la causa attraverso i risultati.
• Implementa una soluzione o migliora.
• Controlla il processo per mantenere un successo continuo.

Per i nuovi processi e prodotti, alcuni metodi cercano di prevenire i difetti. Il vecchio nome di questo processo è DMADV, ovvero Design, Misura, Analizza, Design (incorporando i commenti) e Verifica. Oggi il processo viene spesso definito DFSS, acronimo di Design for Six Sigma. Il DFSS comprende quattro fasi, IDOV:
Identifica il cliente e i requisiti.

• Design del prodotto, con particolare attenzione agli aspetti critici per la qualità (CTQ).
• Ottimizza il progetto utilizzando metodi statistici per prevederne l'efficacia.
• Verifica che il progetto implementato funzioni e soddisfi i requisiti.

I team appositamente formati spesso implementano i principi e il metodo Lean Six Sigma. I ruoli individuali nei progetti Six Sigma sono assegnati attraverso certificazioni chiamate cinture, un termine preso in prestito dalle arti marziali giapponesi. Le responsabilità sono suddivise nel modo seguente:

• Dirigenti, come l'amministratore delegato e altri dipendenti di livello C, che stabiliscono la visione per l'implementazione di Six Sigma.
• Campioni che riuniscono i dipendenti e sponsorizzano l'iniziativa Six Sigma. Possono avere solo una conoscenza di base delle metodologie e degli strumenti Six Sigma, come quelli con una cintura bianca o arancione.
• Cintura nera master che apportano competenze avanzate di leadership di progetto e fungono da coach Six Sigma, guidando la definizione e l'esecuzione delle soluzioni. Una cintura nera master Lean Six Sigma è conosciuto come sensei e si concentra più sulla gestione delle pratiche Lean che su quelle Six Sigma. 
• Cinture nere che conducono progetti di miglioramento a tempo pieno, si concentrano sulle metodologie ed eseguono analisi statistiche.
• Cinture verdi che implementano le soluzioni Six Sigma nell'ambito delle loro mansioni ordinarie e possono guidare parzialmente i progetti.
• Cinture gialle che hanno una formazione Six Sigma limitata e contribuiscono ai progetti creando mappe di processo. Possono anche gestire attività più piccole all'interno di progetti più ampi.
• Cinture arancioni che non sono comuni e spesso utilizzano una conoscenza di base di Six Sigma per un'area di specializzazione.
• Cinture bianche che ricevono una formazione introduttiva. Chiunque, dai dirigenti ai dipendenti, abbia bisogno di una conoscenza di base di Six Sigma può diventare cintura bianca. Si noti che lo IASSC, il gruppo professionale che si occupa di Lean Six Sigma, non certifica le cinture bianche.

  
La formazione cintura verde e nera Lean può essere offerta separatamente rispetto alla normale formazione per cinture verdi e nere. Tuttavia, le cinture verdi e nere possono essere formate insieme per aumentare la comprensione reciproca dei propri ruoli all'interno di un progetto. Per saperne di più sulle cinture Six Sigma, consulta il nostro articolo Cosa c’è da sapere sulle certificazioni e le cinture Six Sigma.
  
Sebbene nessuna istituzione definisca un unico bagaglio di conoscenze concordato per Six Sigma, esistono organizzazioni volontarie che rilasciano bagagli di conoscenze generalmente concordati per Six Sigma. L'International Association for Six Sigma Certification (IASSC) è impegnata a sviluppare e sostenere un bagaglio di conoscenze e migliori prassi Lean Six Sigma. L'IASSC fornisce l'accreditamento per le organizzazioni di formazione e la certificazione per gli individui. Organizzazioni simili, come l'ASQ e il Council for Six Sigma, forniscono bagagli di conoscenze, certificazioni e accreditamenti. 

La formazione per le certificazioni assume diverse forme e viene offerta in classe, su richiesta o con una combinazione di entrambi. Alcuni istituti di formazione vantano il fatto che la formazione sia al 100% online. Le aziende che desiderano istituire programmi Six Sigma possono anche sponsorizzare una formazione interna personalizzata, in cui l'intero team impara insieme, affrontando problemi e situazioni uniche della propria azienda. Williams, che offre formazione online, in aula e personalizzata, sostiene che nessun formato è il più efficace e suggerisce di scegliere in base al proprio stile di apprendimento. 
 
Lean Six Sigma è praticato in tutto il mondo. La formazione e la consulenza sono disponibili nelle seguenti lingue:

• Inglese
• Spagnolo
• Russo
• Tedesco
• Cinese
• Portoghese 

Gli esami di certificazione sono a scelta multipla e possono essere sostenuti in presenza o online. A seconda della certificazione e della cintura, l'esame costa dai 50 ai 400 dollari. 

Gli esperti sembrano concordare sul fatto che i principi Lean Six Sigma possano essere utili in qualsiasi settore. I seguenti settori utilizzano Lean Six Sigma e impiegano persone con cintura.

Potenzia il rendimento dei tuoi dipendenti con una piattaforma flessibile progettata per soddisfare le esigenze del tuo team e capace di adattarsi alle condizioni mutevoli del lavoro. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.